Je kan er soms zo tegenop zien dat lastige gesprek met een medewerker, je team of misschien wel jouw manager. Je weet dat het er moet komen, maar leuk is anders. En de ‘ellende’, welke dan ook, wordt alleen maar groter als je niks doet. Maar hoe pak je dat nou aan?
Omdat de meesten van ons moeilijke gesprekken liever uit de weg gaan, stellen we ze uit of voeren ze zelfs helemaal niet. Dan is het meer ‘op hoop van zegen’. Problemen worden vaak alleen maar groter, totdat een keer de bom barst. En dan is iedereen verder van huis. De medewerker, jij als leidinggevende en de organisatie. Dus ook al zit je er meestal niet op te wachten, toch zijn die moeilijke gesprekken noodzakelijk.
Je kent wel die filmpjes…
Je kent wel die filmpjes op Youtube over feedback geven of verzuimgesprekken of iets dergelijks. Dat ze dan naspelen hoe het gaat in het echt. En dat het dan inderdaad zo gaat zoals je van te voren had bedacht dat je NIET wilde dat het ging. En dat je als je dat filmpje nu zit te kijken gewoon voelt wat er gebeurt in zo’n gesprek. O neeee….Ai.
Ik kreeg laatst zo’n filmpje langs en kon het ook voelen. O ja, zo was het als het misging. Ik heb het zelf ook gehad. Dat je met klotsende oksels probeerde er nog het beste van te maken, maar dat er eigenlijk geen redden aan meer was. Het ging mis aan het begin en ik kreeg het niet meer recht gepraat. Herken je dat? Dit is precies waar we meestal bang voor zijn bij de ‘lastige gesprekken’.
Wat gebeurde er meestal als het ‘mis’ ging?
Dan was ik niet duidelijk aan het begin van het gesprek en draaide ik om de hete brei heen. De ander voelt dat naadloos aan en gaat al in de verdedigingsstand. En dan komt het hoge woord er meestal ook nog eens omslachtig en onduidelijk uit en wordt je argumentatie gelijk weerlegt door je gesprekspartner. Door niet gelijk to the point te komen en duidelijk te zijn, maak je het jezelf alleen maar heel lastig. Dan wordt het juist een moeilijk gesprek. Dus ook hier geldt: een goed begin is het halve werk.
Gelukkig heb ik ook vaak genoeg meegemaakt dat het wel goed ging of zelfs meeviel. Dat je je er van te voren drukker over hebt gemaakt dan dat nodig was. En eerlijk is eerlijk, hoe vaker je het doet, hoe makkelijker het je af gaat. Dus eigenlijk om het beter te leren en het jezelf makkelijker te maken, is het juist goed om het vaker te doen. Heb je het voornemen om dit binnenkort inderdaad te doen en iemand nu eens aan te spreken op zijn verzuim of op z’n negatieve houding, maar denk je nog ‘hoe dan?’, dan geef ik je hier een paar handige tips. Op dus naar dat moeilijke gesprek, want daarna is het een stuk makkelijker ;-).
5 tips om die lastige gesprekken een stuk makkelijker te maken
1. Geef gelijk het doel van het gesprek aan
Begin natuurlijk even met een ‘fijn dat je er bent’ of iets dergelijks, maar kom daarna gelijk to the point en geef aan wat het doel van het gesprek is.
2. Geef concreet terug wat je gezien/gehoord hebt en wat het effect was
Geef daarna concreet aan wat je is opgevallen, wat je ziet, hoort. Benoem dus concreet datgene waar je last van hebt of graag anders ziet. Kijk anders ook nog even naar deze tips over feedback geven. Geef ook aan wat het effect is van wat je ervaart. Mocht je bijvoorbeeld een verzuimgesprek hebben als iemand zich al meerdere keren heeft ziek gemeld, laat dan ook cijfers zien om het concreet te maken. Kijk hier uit met interpretaties die je hebt, trap er niet in. Hou het echt bij de feiten.
3. Vraag of het herkenbaar is en laat de ander reageren
Geef de ander daarna even tijd om er op te reageren. Vraag dus of het herkenbaar is wat je hebt aangegeven en hou daarna je mond. Laat de ander reageren en praten. Geef je gesprekspartner echt de vloer. Val hem of haar dus niet gelijk in de reden als je iets anders ziet. Laat het echt even bij de ander en luister.
4. Ben duidelijk over je verwachtingen
Nadat je hebt aangegeven wat je ziet/hoort, wat het effect daarvan is en de ander heeft kunnen reageren, geef je aan hoe je het wel graag ziet. Ben duidelijk over hoe je het graag wilt hebben en wat je daarin van je gesprekspartner verwacht. Heb het ook over eventuele consequenties. Kijk hier wel naar de situatie. Als je voor het eerst een gesprek met iemand hebt, kan je duidelijk zijn, maar ga niet gelijk vol over consequenties beginnen en er keihard in. Heb je voor een derde keer een gesprek over hetzelfde dan wordt het natuurlijk al anders.
5. Maak afspraken
Maak afspraken met elkaar naar aanleiding van wat jullie besproken hebben. Wat gaat de ander nu doen? Laat de verantwoordelijkheid dus bij je gesprekspartner. Zet de afspraken ook even op papier. En maak een vervolgafspraak om te evalueren of nog eens door te praten.
Ook al kan je er dus erg tegen op zien, als je het wel doet, gaat het je uiteindelijk veel opleveren. Denk ook eens aan de consequenties als je niks doet. Met bovenstaande tips kom je al een heel eind. Natuurlijk is geen gesprek hetzelfde, dus sluit aan bij hoe het gesprek verloopt. Maar deze algemene richtlijnen helpen je altijd. Heel veel succes! You can do it!
Wat is één ding dat jou gaat helpen om je moeilijke gesprek een stuk makkelijker te maken?
Eén keer in de zoveel tijd schrijf ik over wat me bezighoudt op het gebied van leiderschap. Geef vooral je reactie of stel je vraag naar aanleiding van dit blog. Regelmatig meer weetjes, tips, quotes en interessante info over management en leiderschap? Volg ons ook op facebook .