Of valt dat wel mee?
Aanspreken van medewerkers en feedback geven dat hoort nou eenmaal bij je job. Maar lang niet elke leidinggevende vindt dit even makkelijk en doet dit graag. Vaak vinden we het best spannend zelfs en vinden we wel een excuus om het nog even uit te stellen. We willen namelijk allemaal aardig gevonden worden en zitten niet te wachten op scenes als een boodschap niet goed valt. Maar is iemand aanspreken of feedback geven wel zo lastig en eng? Of zijn er een paar handigheidjes die je helpen om op een prettige manier terug te geven wat je vindt? Ja, die zijn er. En die ga ik je geven. Zodat ook jij je hand niet meer omdraait voor het aanspreken van medewerkers. Want dat is nou eenmaal belangrijk voor een succesvol team. Lees hier mijn 6 tips.
Je hoort geklaag. Eén iemand voert het hoogste woord. Een aantal anderen van je team hoor je instemmen. Dit gaat helemaal de verkeerde kant op, denk je. Er is ineens van alles niet goed. Dit moet je niet hebben in je team. Het maakt je kwaad. Nou is het toch echt genoeg geweest….
Herkenbaar? Of wellicht heb je vergelijkbare voorbeelden waarvan je denkt ‘daar moet ik wat mee’. Iemand die zijn afspraken niet nakomt, iemand die altijd de deadline overschrijdt, iemand die zich regelmatig ziek meldt, iemand die niet presteert zoals je verwacht enzovoorts.
Hier geldt: Je krijgt wat je accepteert.
Dat wat jij accepteert binnen je team, binnen je bedrijf, dat krijg je ook terug. Daarom is het zo belangrijk om in deze situaties gelijk actie te ondernemen en op vriendelijke doch duidelijke manier aan te geven wat je niet tolereert en ook wat je wél verwacht. Doe je dit niet gelijk dan infecteert het jullie cultuur. En het is een stuk lastiger om een cultuur die zich zorgvuldig heeft opgebouwd weer te veranderen in wat je wel wenst. Daarom is het noodzakelijk om medewerkers gelijk aan te spreken op gedrag wat je niet graag ziet.
Geloof mij, hoe eerder je het aanpakt, hoe makkelijker het gaat. Laat je het eerst lopen en grijp je op een later moment pas in dan is het voor jou moeilijker, maar vaak zijn de problemen inmiddels ook groter. Ik weet het uit ervaring.
Dat je er niet altijd op zit te wachten, dat is iets wat ik helemaal herken. Kom je goed gemutst bij je team aangewandeld, kan het zo maar ineens zijn dat er van alles gebeurd is. Nu kun je het dus negeren en denken ‘morgen is er weer een dag’. Of je vat de koe bij de horens en doet er gelijk wat aan.
Om het je een stukje makkelijker te maken om dat ook te doen, heb ik hier 6 tips voor je die je helpen om dat aanspreken soepeler te laten lopen in plaats van dat je er als een berg tegenop ziet.
Tip 1
Let op de signalen en handel ernaar.
Meestal voel je al feilloos aan, in een vroegtijdig stadium, of iemand de grenzen op zoekt of het niet zo nauw neemt met wat jullie gebruikelijk vinden. Luister naar dat buikgevoel want 9 van de 10 keer heb je gelijk. Dit maakt dat je er snel bij kunt zijn als het inderdaad niet gaat zoals afgesproken.
Tip 2
Zoek uit wat er precies misgaat.
Voordat je op hoge poten op iemand afstapt, zorg dat je feiten hebt verzameld over wat er misgaat. Het mooiste is als je zelf dingen hoort en ziet. Maar soms hoor je ook uit tweede hand ervaringen of verhalen. Trap niet in de valkuil om dat klakkeloos te geloven en daar op te varen. Ik ben er zelf ooit ingetrapt en het maakt meer kapot dan je lief is. Zorg dus voor hoor en wederhoor of verzamel cijfers (bijv bij verzuim). Doe eerst even wat onderzoek, maak een korte analyse en zorg voor feiten. Onderneem daarna actie.
Tip 3
Je intentie maakt een wereld van verschil.
Als je een gesprek met iemand aangaat, maakt je intentie een wereld van verschil voor de uitkomst die het heeft. Ga je het gesprek namelijk in met ‘ik zal jou wel eens even vertellen hoe we het hier doen’ dan zal het gesprek heel anders verlopen, dan wanneer je er in gaat met de intentie ‘dit accepteer ik niet, maar het is mooi als het wel gaat werken’. Als je dus feedback gaat geven, check van te voren bij jezelf nog even je intentie. Want dat gaat maken dat je gesprek een stuk soepeler loopt en dat de kans op escalatie of boze reacties wordt geminimaliseerd.
Tip 4
Hou het feitelijk en volg deze houvast.
Als je het gesprek hebt, geef dan feitelijk terug wat je hebt gezien of gehoord. Breng het vanuit jouzelf, dus in de ik-vorm. Dus niet ‘jij komt ook nooit op tijd’. Maar ‘ik zag je vanochtend pas om 10.30u binnenkomen terwijl we om 9.30u een dagstart hadden….enz.’ Kun je een en ander nog onderbouwen met cijfers dan kun je die ook laten zien. Dat geeft nogal eens de reactie dat iemand dat helemaal niet in de gaten had.
Laat je dus niet door je emoties leiden. Maar benoem wat je ziet of hoort, wat je daarvan vindt, wat daarvan de consequenties zijn. Feitelijk dus. Vraag daarna of iemand het herkent. En geef vervolgens aan wat je juist wel verwacht en graag ziet. Maak aan het eind van het gesprek een duidelijke afspraak. Zet het nog even op papier of in de mail dan zijn er helemaal geen spraakverwarringen achteraf.
Tip 5
Durf ook door te pakken als dat nodig is.
Als je iemand herhaaldelijk hebt aangesproken of feedback hebt gegeven, maar er verandert niks, ben dan ook niet bang om door te pakken. Als iemand niet past bij je team, niet past bij de normen en waarden van je bedrijf of niet werkt zoals je graag wilt, dan past diegene niet in je team. Neem dan ook op tijd afscheid. Dan kan de ander ook weer op zoek naar iets wat beter past en bescherm jij je team en bedrijf tegen negatieve invloeden. Uiteindelijk ben je jezelf dankbaar, is de persoon die het betreft je dankbaar en is zeker je team je dankbaar.
Tip 6
Oefening baart kunst
Net als met alles wat je in het begin lastig vindt of wat je niet prettig vindt om te doen, hoe vaker je het doet hoe makkelijker het wordt. Je krijgt meer ervaring. Weet wat wel en niet werkt. Je wordt er steeds beter in. Zo werkt het ook met aanspreken en feedback geven. Laat je niet weerhouden. Begin gewoon. Hou bovenstaande in je achterhoofd en leer van elke keer. Dan is het op een gegeven moment een eitje ;-).
Hopelijk helpen deze 6 tips je om regelmatig feedback te geven aan je teamleden als je daar nu nog niet zo gedreven in bent. Dit is namelijk een van de succesfactoren van een krachtig team. Het mooiste is als je teamleden elkaar ook regelmatig aanspreken en feedback geven. Maar voordat het zover is, heb jij hier een voorbeeldrol in. Zij zullen dit namelijk alleen maar doen als jij het goede voorbeeld geeft. Je creëert gelijk een open cultuur.
Hoe gaat het aanspreken en feedback geven jou op dit moment af?
Meer leren over hoe je je beste team creëert en er alles uithaalt wat er in zit? Download dan hier mijn gratis ebook ‘Creëer het team dat je wilt’. Met een korte scan (=leuk) en 15 waardevolle tips!
