Werken met een virtueel team, het lijkt tegenwoordig heel gewoon. Maar werkt het ook voor jouw bedrijf? Wat betekent dat voor jou en je leidinggevende rol? Lees meer over de voor- en nadelen van een team op afstand in deze blog.
Voor wie niet bekend is met de term virtueel team: een virtueel team is een team waarbij de leden niet fysiek bij elkaar zitten, maar samenwerken via allerlei communicatietechnologieën en daardoor plaats en tijd onafhankelijk kunnen werken. Een team wat op afstand met elkaar werkt dus. Als je net met een team gaat beginnen als ondernemer is dit vaak een makkelijke manier om samen te werken. Als je een laptop en een telefoon hebt, kom je een heel eind. Dus fijn dat het kan door de technologie van tegenwoordig. Aan de andere kant zitten er ook nadelen aan. Zeker als je team steeds groter wordt. Ik geef je hierbij 3 belangrijke voor- en nadelen en wat dit betekent voor jou als leider om met een virtueel team te werken.
3 voordelen van een Virtueel Team
Het plaats- en tijdsonafhankelijk werken heeft de nodige voordelen. Ik heb de 3 belangrijkste hier voor je op een rijtje gezet.
1. Geen (grote) kantoorruimte nodig
Werk je allemaal vanuit je eigen locatie, waar dit dan ook is, dan heb je dus geen (grote) gezamenlijke kantoorruimte nodig. Dit scheelt dus in je kosten en maakt het een stuk makkelijker om er medewerkers bij te nemen. Als iedereen de technologische middelen heeft van een laptop of computer, een telefoon en Wifi dan kun je meestal al aan de slag. Dus weinig nodig, toch lekker aan het werk. Een mooi voordeel, zeker als je net begint met een team.
2. Flexibiliteit voor jou en je teamleden
Virtueel werken brengt veel flexibiliteit. Het maakt niet uit wanneer iemand z’n werk doet als het maar gedaan wordt. Dit kan natuurlijk niet in elk bedrijf, want soms heb je te maken deadlines of timeframes, maar is dit niet het geval dan kan elk teamlid zijn eigen tijd indelen. Voordeel is dat elke medewerker dus kan bepalen wat het beste voor hem of haar werkt. De een is een ochtendmens, de ander een avondmens. De een heeft kinderen en haalt ze graag op uit school, de ander werkt graag verspreid over 7 dagen in plaats van 4. Zo kan iedereen zijn werkleven beter plooien binnen zijn of haar leven en dat heeft natuurlijk weer effect op hoe iemand zich voelt en zijn werk doet.
3. Geen reistijd
Je teamleden hebben geen reistijd en geen verspilling van tijd aan files en vertragingen als ze gewoon vanuit huis of daar dichtbij kunnen werken. Wat een winst. Zelf heb ik dit mogen meemaken wat voor verschil dit maakt. Het is niet alleen efficiënt, maar zorgt ook voor meer rust en flexibiliteit. Fijn dus. En je hebt meer tijd over om aan je gezin, vrienden of sport te besteden. Of werk natuurlijk, als je dat leuk vindt.
3 nadelen van een Virtuele Team
Naast deze bovenstaande voordelen, zijn er helaas ook een aantal nadelen. Wat mij betreft zijn dit de 3 belangrijkste.
1. Is er genoeg vertrouwen?
Voor goede samenwerking is vertrouwen een belangrijke basisvoorwaarde. En om elkaar te kunnen vertrouwen moet je elkaar kennen. Dat betekent dat je tijd met elkaar moet doorbrengen en dingen met elkaar moet beleven. Dit schept een band en je komt meer over de ander te weten. Nu kan je digitaal natuurlijk een eind komen, maar vervangen doet het de ‘live’ ontmoeting nooit. We zijn toch sociale wezens. Dus om het basisvertrouwen te krijgen en dit ook te laten groeien, is het belangrijk om elkaar regelmatig in real life te zien. Dit zorgt voor meer begrip voor elkaar en een sterkere band. Wil je een virtueel team laten slagen, dan zal je ook bewust afspraken moeten maken over wanneer je elkaar ziet.
2. Het zit ‘m in de kleine dingen
Als je alleen op virtuele basis met elkaar werkt, is er nog iets wat je mist, namelijk de praatjes bij het koffieapparaat en de informele praatjes tussendoor. Dit lijkt onschuldig en niet belangrijk, maar hier gebeurt ‘het’ juist vaak. Door de praatjes versterk je de sociale band met elkaar, worden meningen en besluiten gevormd en heb je meer achtergrondinfo over bepaalde processen en keuzes die gemaakt worden in een bedrijf. Super belangrijk dus om iedereen mee te krijgen en de neuzen dezelfde kant op te hebben. Zeker als je in een snel veranderende omgeving werkt. Ook voor de samenwerking, het begrip en elkaar beter kennen, zoals bij punt 1 genoemd, is het hartstikke belangrijk. Iets dus om niet uit het oog te verliezen.
3. Hoe coach je iemand die je nauwelijks ziet en hoort?
Op wat voor manier hou je als leidinggevende in de gaten hoe het met je mensen gaat als je ze bijna nooit ziet? Hoe coach je ze op hoe ze hun werk nog beter kunnen doen? Hoe vang je de signalen op die mensen met hun lichaamstaal laten merken of door bepaalde dingen die ze tussen neus en lippen door zeggen? Natuurlijk kun je Skypen met beeld, maar zoals ik hierboven al zei: je mist nu bepaalde zaken en moet dit bewust gaan regelen. Als je het druk hebt met allerlei zaken is de feeling houden met je teamleden al snel iets wat er bij inschiet. Belangrijk om je hier bewust van te zijn en bewuste keuzes in te maken.
Zo kan een team op afstand goed voor je werken
Het blijkt wel, een virtueel team heeft mooie voordelen. Toch kan het alleen maar goed werken als je ook oog hebt voor de nadelen en hier actief mee aan de slag gaat. Dingen die in een regulier team, dat samen op kantoor zit, vanzelf gaan, zoals connecten en elkaar beter leren kennen, zul je moeten organiseren. Mensen meenemen in processen, beslissingen en hoe dingen lopen, zul je expliciet moeten regelen in plaats dat mensen dit al grotendeels meekrijgen op de werkvloer. En wat betreft de feeling houden met je teamleden vanuit jouw rol, in de gaten houden hoe ze erbij zitten en wat er bij ze leeft, daar zul je bewust energie in moeten stoppen om de betrokkenheid hoog te houden en problemen vroegtijdig te signaleren.
Ben je je hiervan bewust, dan is virtueel werken met alle beschikbare technologieën juist een geweldige uitkomst. Een om zeker te benutten!
Weten hoe een andere ondernemer dit heeft aangepakt? Lees dan hier het interview met Rosanne Raubun waarin zij vertelt hoe zij het aanpakt en waarom ze er zo enthousiast over is.
Wil je regelmatig inspiratie en tips, volg mij dan op Instagram!
Voorkom dat je team een energievreter is en je er niet uithaalt wat erin zit! Download dan hier mijn gratis ebook ‘Van Stress naar Succes’. Met een korte scan (=leuk) en 15 waardevolle tips!
