Een teammeeting, het lijkt zo eenvoudig. Toch zijn ze vaak totaal niet effectief of zelfs erg frustrerend, zowel voor jou als leidinggevende als voor je team. Meestal heeft dit te maken met een van de volgende vijf fouten. Fouten die je liever niet maakt, omdat het je team en het moreel allesbehalve goed doet. Over welke fouten ik het heb, lees je in deze blog.
Een teammeeting is zeker niet altijd lucratief en het plezier is meestal ook ver te zoeken. Hoe komt dat? En is het dan niet zonde van de tijd? Teammeetings zijn bedoeld om besluiten te nemen en dan weer door te kunnen. Maar vaak worden ze gebruikt om te overleggen, meningen te delen, ongenoegen te spuien en te discussiëren. Uiteindelijk staat iedereen weer buiten, maar is er geen besluit genomen. Het is eerder frustrerend en draagt weinig bij. Hoe komt dat nou?
Het kan zijn dat je als leidinggevende een van de volgende 5 fouten maakt waardoor een teammeeting verre van effectief is.
1 Je bent zelf steeds aan het woord
Je bent als leidinggevende steeds aan het woord. Als jullie starten steek jij als eerste van wal. Daarna is er bijna geen spelt tussen te krijgen. Je stelt af en toe een vraag maar verwacht eigenlijk geen antwoord. Je agenda bestaat uit een trits aan mededelingen. Er is nagenoeg geen interactie en wat je wil is dat iedereen het goed begrijpt en er daarna ook naar gaat handelen.
Helaas is een monoloog niet echt de juiste manier om je mensen in een actie stand te brengen. Waarschijnlijk zijn ze na een paar minuten afgehaakt en komt er nog maar weinig binnen van wat je zegt. Hoe vaker je dit doet, hoe meer je medewerkers alleen nog maar achterover leunen. Je doel wordt in ieder geval niet bereikt.
2 Je neemt besluiten zonder naar anderen te luisteren
Je neemt al een besluit zonder anderen uit je team aan te horen. Je deelt mee wat je ziet, stelt misschien nog een vraag, maar neemt dan eenzijdig een besluit. Echt op zoek naar wat er speelt of wat wellicht nog meer relevant is om een goed besluit te nemen, komt niet boven tafel. Je luistert niet naar wat je medewerkers nog willen toevoegen. Ze voelen zich niet serieus genomen en houden uiteindelijk steeds meer hun mond. Het besluit wordt uiteindelijk niet gedragen door je team.
3 Je hoort niet iedereen
Je vraagt naar meningen en input tijdens een vergadering, maar hoort niet iedereen. Wie het hardst roept, krijgt de meeste aandacht. Het zijn (of is) altijd dezelfde. Niet iedereen is natuurlijk haantje de voorste, dus sommige teamleden zul je moeten uitnodigen om hun mening te uiten. Weet dat alle meningen relevant zijn om gehoord te worden, ook die van de minderheid. Dan kan je betere beslissingen nemen. Luister dus naar iedereen. Laat niet altijd alleen die ene die het eerst en hardst roept aan het woord. Ook dan voelen je teamleden zich niet serieus genomen.
4 Je bent er met je aandacht niet bij
Je bent er wel, maar je bent er niet. Hoe komt het over als je er wel bij bent maar meer dan de helft van je tijd op je telefoon bezig bent? Als je niet echt lijkt te luisteren? Als je met je volgende meeting bezig bent? Als je de offerte voor die ene klant in je hoofd hebt en even wat actie mailt naar iemand die er mee verder kan? Je bent niet met je volledige aandacht in het hier en nu. Je mist de gesprekken, de besluiten of moet er een nemen, maar doet het halfslachtig. Wat voor voorbeeld geef je? Het komt in ieder geval over alsof je het niet belangrijk vindt.
5 Je komt te laat of vertrekt te vroeg (of allebei)
Je komt als leidinggevende zelf te laat of vertrekt eerder, omdat je naar een andere afspraak moet. Het kan natuurlijk een keer voorkomen. Maar als je dit steevast doet, dan heeft dit een negatief effect op je team. Ook dan lijkt het alsof je het niet serieus neemt en niet belangrijk vindt. Zeker als je verwacht dat anderen zich wel aan hun afspraken houden, geef je hiermee het omgekeerde signaal. Je team krijgt het gevoel niet op je te kunnen bouwen.
Al deze 5 fouten maken dat er niet de beste beslissingen worden genomen in je bedrijf, maar ook heeft het een negatief effect op je team, op het vertrouwen wat er heerst in je team, op het vertrouwen in jou en op de productiviteit. Dit is natuurlijk kostbaar.
Teammeetings zijn belangrijk. Bereid je goed voor, neem een fijne energie mee, stimuleer de groep, zie ze echt en luister naar ze en zorg dat je de club serieus neemt. Je moet het uiteindelijk samen doen. Gebruik deze momenten om goede besluiten te nemen en juist je team en het teamgevoel een boost te geven. Je doet het met elkaar.
Voorkom dat je team een energievreter is en je er niet uithaalt wat erin zit! Download dan hier mijn gratis ebook ‘Van Stress naar Succes’.
Met een korte scan (=leuk) en 15 waardevolle tips!
