Verzuim, hoe ga je er mee om?

Verzuim, vroeg of laat krijg je hier ook mee te maken in je team. Maar heb je er wel eens bij stil gestaan dat er grote verschillen zijn in bedrijven? De een heeft een verzuim van 9% en bij het andere bedrijf is het nagenoeg nihil. Hoe kan dat nou als je toch soortgelijke mensen in dienst hebt? In deze blog leg ik het uit en ook hoe jij het verzuim in jouw team kunt beïnvloeden.

Verzuim is niet iets waar je op zit te wachten als ondernemer, als leidinggevende. Je hebt gerekend op een medewerker, betaalt er voor en dan komt iemand niet opdagen. En het werk blijft liggen of klanten moeten wachten. Je kan er op z’n tijd van balen. Maar wat nog belangrijker is, je moet vooral ook iets dóen. Eigenlijk al veel eerder. Daarover zo meteen meer.

Het is een keuze

Er zijn nou eenmaal life-events en andere gebeurtenissen dat iemand niet kan werken. Dan is het legitiem dat iemand er even niet is. Alleen zijn er wel verschillen. Verschillen in hoe mensen omgaan met hun klacht, ziekte of life-event. Want je herkent het vast: de één blijft al thuis als hij één keer geniest heeft en de ander moet je bij 39 graden koorts uiteindelijk zelf naar huis sturen. Er is dus nogal een verschil in de keuze die mensen maken als ze een klacht of ziekte hebben. Maken veel mensen in je team of bedrijf de keuze om vaker of langer niet te werken dan je zou willen? Dan is het tijd om hier wat aan te doen. Niet aan de ziekte of klacht zelf, maar wel aan hoe medewerkers ermee omgaan als ze te maken krijgen met ziekte of een life-event. Want je kan er wat aan doen. En is zelfs noodzakelijk, omdat verzuim je nou eenmaal aardig wat geld (en gedoe) kost.

Hoe komt het dat de één meer verzuimt dan de ander?

Het blijkt uit onderzoek door het CBS dat ongeveer 65% van de Nederlandse beroepsbevolking klachten ervaart. Toch blijven we daar niet allemaal mee thuis. Waarom kiest de één ervoor om al snel thuis te blijven en de ander niet? Dat heeft te maken met de omstandigheden (waaronder de cultuur) op het werk en de sociale omgeving (waarvan het werk er één is).

Als iemand het naar zijn zin heeft, autonomie ervaart in zijn of haar werk, werk doet wat bij hem of haar past en wordt gewaardeerd, dan zal diegene minder snel verzuimen bij een klacht of ziekte dan iemand die het niet fijn heeft op het werk of waarbij de balans zoek is. Daarnaast is de omgeving en de leidinggevende van belang. Is er namelijk een cultuur waarbij verzuimen eigenlijk heel normaal is ‘want het werk is nou eenmaal zwaar’ of ‘nu mag je ook even je pauzemoment pakken’ of iets dergelijks, dan is men ook geneigd om eerder te verzuimen.

En als leidinggevende ben jij degene die laat weten aan jou team hoe jij er in zit. Vind je het normaal dat af en toe iemand langere tijd weg is, dan zal dat vaker gebeuren. Is de drempel om je ziek te melden erg laag, dan zal het vaker gebeuren. Voelen medewerkers niet echt verantwoordelijkheid voor hun afwezigheid en het oplossen van werk dat blijft liggen als ze er niet zijn, dan zullen ze makkelijker verzuimen. Oftewel je kunt verzuim in je team dus beïnvloeden. Maar hoe dan, hoor ik je al denken. Hieronder vind je een aantal handige tips.

Tips om je verzuim te verlagen of te voorkomen

Nu je weet dat verzuim een keuzecomponent bevat en dus gedrag is, kun je dit gedrag van medewerkers ook beïnvloeden. Je beïnvloedt dit gedrag op dit moment ook al, maar handig is om bewust invloed uit te oefenen in de positieve richting die je graag wilt. Hoe je dit kunt doen? Hierbij 3 tips om je hierbij te helpen.

Tip 1 Onderzoek de onvrede en doe er wat aan

Verzuim is een uiting van onvrede, net als staken. Heb je dus last van een hoog verzuim, ga eens op onderzoek uit. Kijk eerst eens naar de verzuimcijfers. Wat is het percentage, de frequentie en hoe lang is gemiddeld het verzuim? Bekijk dit ook op de verschillende niveaus, dus organisatiebreed, per team en per medewerker als dat aan de orde is. Praat met verschillende mensen in je team en vraag door naar wat er speelt. Geef aan dat de cijfers je opvallen en dat je er (en de collega’s) er last van hebben. Niet om te oordelen, maar om te analyseren. Ben nieuwsgierig en vraag door, zodat je hoort wat er aan de hand is of waar anderen dus denken dat het aan ligt. Nog wel even dit: als het niet veilig genoeg voelt, zul je helaas niet veel antwoorden krijgen of hele oppervlakkige. Mocht dit aan de hand zijn, dan is het niet voor niks, want dan heb je ook je antwoord: dan moet je allereerst iets doen aan de veiligheid en het vertrouwen in je team.

Tip 2 Spreek uit hoe je aankijkt tegen verzuim en wat je van medewerkers verwacht

Wil je wat doen aan een te hoog verzuim, dan zal je het aandacht moeten geven. Bedenk voor jezelf wat je eigenlijk in de ideale situatie verwacht van je medewerkers als het aankomt op je ziek melden. Dat je bijvoorbeeld graag wilt dat ze je altijd even bellen (dus niet mailen of app-en), dat je verwacht dat ze zelf nadenken over het werk wat blijft liggen en regelen dat iemand anders het doet of de klant op de hoogte stellen dat het later komt bijv, dat als iemand niet lekker in zijn vel zit of er is iets dat je dat graag al snel hoort zodat jullie samen kunnen kijken naar een oplossing enzovoorts. Ben duidelijk over je verwachtingen, ben duidelijk over het gedrag wat je graag ziet als je onverhoopt niet kan komen werken. Het gaat er dus niet om of iemand wel of niet ziek is of een klacht heeft, maar wel dat je verantwoordelijk gedrag verwacht in dergelijke situaties.

Tip 3 Let op signalen en doe er wat mee

Vaak geven medewerkers al vroegtijdig signalen af voordat ze verzuimen. Ze zijn al een tijdje ontevreden of de balans is zoek. Ze zitten niet lekker in hun vel, zullen af en toe een opmerking hebben of worden misschien juist stil. Als er dan meestal nog een klacht bij komt, dan zijn ze weg. En dan is het lastig om ze weer terug te krijgen. Kijk je achteraf terug dan heb je waarschijnlijk wel eerder signalen gezien of gehoord. Let op dit soort signalen en doe er gelijk wat mee. Vertel je medewerker wat je ziet of hoort en vraag wat er aan de hand is. Vraag door en kijk hoe diegene zelf, al dan niet met jou hulp, kan zorgen voor verbetering. Laat dit soort dingen niet sudderen, want dan wordt het alleen maar groter. Doe er iets aan als het nog klein is. Voor alle betrokkenen wel zo fijn en een stuk makkelijker.

Voorkomen dat je team een energievreter is en wil je er juist uithalen wat er in zit?
Download dan hier mijn gratis ebook ‘Van Stress naar Succes’. Met een korte scan (=leuk) en 15 waardevolle tips!