Werken op afstand: 5 missers die je niet wil maken

Dat werken op afstand, werkt dat een beetje? Ik hoor verschillende verhalen. Maar wat me ook opvalt, is dat er een steeds weer een paar missers worden gemaakt. Voorkom deze 5 fouten en laat het in jouw team wel goed werken. In deze blog geef ik je de 5 missers en wat je er aan kunt doen als je er een herkend.

Het werken op afstand het is inmiddels niet meer weg te denken. Hoe gaat het in jouw team? Na eerst gewoon van start te zijn gegaan en te kijken hoe jullie het werkend kunnen krijgen, zie je waarschijnlijk nu waar de gaten vallen of het nog niet zo soepel loopt. Dat is ook logisch. Je begint ergens en dan zie je op een gegeven moment waar je kan, of zelfs moet, verbeteren.

Ik hoor dit terug bij klanten en bij ondernemers om me heen. Het is een leerproces. Kijk er ook op die manier naar. Dan zul je zien dat het steeds beter gaat werken. 

Wat me alleen ook opviel was een paar missers die ik steeds weer zie bij ondernemers die ik spreek. Missers die maken dat het op afstand werken lang niet zo goed werkt als het zou kunnen. Waardoor doelen niet gehaald worden, medewerkers afhaken en men een stuk minder productief is dan zou kunnen.

Dit wil je natuurlijk voorkomen. Of er in ieder geval zo snel mogelijk wat aan doen. Vandaar dat ik in deze blog de 5 missers met je deel die ik regelmatig zie bij werken op afstand met je team en ik je ook tips geef wat je er het beste aan kunt doen.

Hier komen ze.

Misser 1: We blijven op de oude manier doorwerken, maar dan digitaal.

Doorgaan op de oude manier, maar dat dan in online vorm. De overleggen en meetings blijven staan, we doen nog even die brainstorm van 4 uur, we houden alle bila’s en plannen nu alle gesprekjes in die we normaal aan het bureau hebben om even af te stemmen. Gevolg: Iedereen zit van 9.00 tot 17.00u in calls en de vraag is wat het oplevert.

Hoe kan je het anders aanpakken?

• Laat de oude manier van ‘hoe we het altijd deden los’. Kijk met een frisse blik.
• Stel jezelf de vraag: wat heeft mijn team nu nodig om hun beste werk te kunnen leveren en om onze doelen wel te halen?
• En vraag je af bij overleggen: wat is het doel wat we hebben met deze vergadering, dit overleg of dit afstemmingsmoment? En hoe kunnen we dat doel in de huidige situatie zo goed mogelijk bereiken? (moeten we het nog wel doen of hoe kunnen we het anders doen?)

Misser 2: Lekker door op de inhoud

Er is nogal wat gebeurd de afgelopen weken en we moeten ons ineens aanpassen aan een hele nieuwe situatie. Dat doet wat met ons als mens. Er leven vragen als: Waar gaat het naartoe? Wat zijn de consequenties? Worden mijn familieleden of vrienden wel weer beter? Hoe gaat het met ons bedrijf? Hoe hou ik het allemaal vol, want de werk en privé balans is volledig zoek? Genoeg vragen die elke medewerker bezighoudt en die angst versterken. Dit is dus allemaal aanwezig, maar als hier geen aandacht voor is en er gewoon doorgegaan wordt met ‘het werk’ ofwel de inhoud, dan breekt het vroeger of later op. In ieder geval zit het de samenwerking en de productiviteit op een gegeven moment in de weg.

Hoe kan je het anders aanpakken?

• Heb aandacht en neem de tijd om te bespreken wat er speelt bij je medewerkers te bespreken. Laat de werkinhoud even los en plan hier een aparte sparringssessie voor in.
• Neem het voortouw als leidinggevende en ben ook open en transparant over wat het met jou doet.
• Neem de tijd om vragen die er leven te beantwoorden.
• Besteed hier de komende tijd regelmatig aandacht aan.

Misser 3: We videobellen de hele dag door

We gaan volledig over op digitaal en online. Alles met een Zoom-call of GoogleMeet en we videobellen zo dag, in dag uit. Tot we er bij neervallen. Letterlijk. Want dit is niet te doen. Videobellen is zoveel vermoeiender dan een live vergadering hebben of even met elkaar afstemmen in de wandelgangen. We schieten een beetje door, door alles op deze manier in te richten. Videobellen en Zoomen prima, maar niet 8 uur per dag. Dat houdt niemand vol. Gevolg: de energie rent de deur uit en de effectiviteit is ver te zoeken. 

Hoe kan je het anders aanpakken?

• Bedenk of de meeting of afspraak noodzakelijk is en wat het doel precies is. Kan je dit eventueel ook op een andere manier realiseren? (zie eerste misser)
• Probeer af te wisselen met middelen (Zoom, telefoon, mail, app)
• Vraag elke medewerker wat het beste bij hem of haar werkt en waar hij of zij behoefte aan heeft. Stem de manier van in contact blijven hier op af zodat iedereen zijn energie ook kan behouden.

Misser 4: De verbondenheid verliezen met elkaar

‘We verliezen de connectie als team.’ Dit heb ik regelmatig teruggehoord. Een ding wat niet meer vanzelf gaat als je op afstand met elkaar werkt, is de connectie met elkaar houden. Waar je eerder een praatje maakte bij de koffieapparaat, even een break nam met elkaar of ging lunchen samen, is dat er nu niet meer. En ook de vrijdagmiddagborrel is niet meer vanzelfsprekend. Oftewel de manieren van persoonlijk contact hebben met elkaar zijn weggevallen. Als hier niks voor in de plaats komt, is het gevolg dat je inderdaad de feeling met elkaar verliest.

Hoe kan je het anders aanpakken?

• Zorg dat je dit regelt. Maak er dus een afspraak over.
• Vraag je team naar oplossingen hoe jullie los van het werk met elkaar kunnen connecten
• Plan op regelmatige basis iets in, zodat je elkaar spreekt als team en het gaat over het persoonlijke en niet zozeer over het werk. Beleef iets leuks met elkaar. 

Zie ook mijn blog voor tips: Elkaar niet zien, hoe hou je je team betrokken.

Misser 5 Controle houden door meer controles in te bouwen

Je wil in deze situatie van op afstand werken natuurlijk net zoveel controle houden als leidinggevende. Dus heb je al snel alternatieven gevonden. Je laat urenregistraties bijhouden, lijstjes invullen, spreadsheets opmaken en de online planningstool vullen. Want je wil wel zeker weten dat iedereen z’n uren maakt en doet wat hij moet doen. Met als gevolg dat er niet echt een gevoel van vertrouwen heerst en iedereen meer tijd kwijt is met van alles bijhouden en verantwoorden dan zijn of haar werk doen.

Hoe je het anders aan kan pakken?

• Dit is de tijd om de omslag te maken naar meer zelfstandigheid met je team.
• Hier hoort niet meer controle bij, maar juist meer vertrouwen.
• Geef als leidinggevende vertrouwen, verantwoordelijkheid, richting en duidelijkheid.
• Help je team het vooral te doen door ze zo goed mogelijk te ondersteunen.
• Hou controle door je team het belangrijkste te maken.

Kan je hier meer hulp bij gebruiken? Meld je dan even aan om te sparren. In een gratis strategiegesprek van 45 min help ik je inzicht te krijgen in je huidige situatie en kijken we of ik je eventueel verder kan helpen. Meld je hier aan.