Themadagen, de oplossing voor 'getting the right things done'!

Als jij net als ik graag optimaal gebruik maakt van je uren in een dag (het zijn er namelijk al zo weinig ;-)) dan heb ik een goede tip voor je: maak gebruik van Themadagen. Als leidinggevende is het altijd weer een uitdaging om je niet te laten leven door je agenda en omgeving, maar focus te houden en de dingen te doen die wat jou betreft het belangrijkste zijn. Vanuit mijn eigen tijd als manager weet ik maar al te goed hoe lastig het is om focus te houden. Er wordt van alle kanten aan je getrokken en aardig wat gevraagd. Hoe hou jij koers?

Op dit moment sta ik voor een soortgelijke uitdaging. Ik ben mijn eigen bedrijf aan het opbouwen, heb honderd-en-een ideeën en het moet ook binnen afzienbare tijd resultaat opleveren. Oftewel voor mij een enorme kunst om het klein te houden en stap voor stap aan te pakken. Mijn valkuil is namelijk met 10 dingen tegelijk aan de slag te gaan. Resultaat: veel van deze dingen doe ik dan half, op de automatische piloot en met veel minder creativiteit dan ik zou willen. De oplossing: ik maak gebruik van Thema-dagen!

Zorg voor die focus

Natuurlijk niks nieuws onder de zon: wil je meer voor elkaar krijgen, zorg voor focus! Helder. Maar als je dan je to-do-lijst maakt voor die dag of misschien wel de hele week dan krijg je letterlijk een hele lijst. Ok, dat is alsnog geen focus, maar wel een begin. Dus: prioriteren maar. Maar hoe bepaal je wat eerst? Kijk je naar wat je het meest gaat opleveren (denk 80-20)? Wat het meest urgent is? Wat het meest belangrijk is? Of wat je het leukst (of juist minst leuk) vindt om te doen? Zeg het maar. Wat je eigenlijk wilt, is dat je met de goede dingen bezig bent. Met dat wat het meeste bijdraagt aan je doel en wat het meeste waarde creëert. Thema-dagen helpen je hierbij.

Thema-dagen zijn dagen waarin je, voor jezelf of met je team, met 1 thema aan de slag gaat. Vooraf bepaal je de thema’s die voor jou of je team belangrijk zijn, bijvoorbeeld ‘onze klant’, ‘onze online-strategie’ of ‘onze eigen teamontwikkeling’. Het kan dus van alles zijn, maar denk hierbij in thema’s die je het meest gaan opleveren. Heb je de thema’s dan kan je de dagen gaan plannen en er mee aan de slag.

Hoe pak je het aan?

Je kan Thema-dagen persoonlijk inzetten of met je team. Ik gebruik Thema-dagen op dit moment in mijn eigen agenda, omdat ik veel aan het ontwikkelen en opbouwen ben. Ik geef dus dagen een thema en plan deze in mijn agenda. Wil je met je team aan de slag, dan plan je bijvoorbeeld een keer per maand een dag. Pas dit aan aan de regelmaat die past bij jullie team en organisatie. Neem hoe dan ook de volgende stappen:

• Bepaal de thema’s waar je of jullie als team mee aan de slag moet om volgende stappen te zetten. Dit zijn thema’s die waarde toevoegen.
• Plan de dag(en)
• Maak op de dag zelf een mindmap door te starten met een brainstorm welke onderwerpen binnen dit thema spelen en het meest gaan opleveren
• Verdeel de taken en ga aan de slag
• Sta stil bij je resultaat aan het eind van de dag! Vier het resultaat dat je al behaald hebt.

Je kan de dag natuurlijk extra aandacht geven door met een ontbijt of een lekker kop koffie te beginnen. Of start eens met muziek erbij en zoek een inspirerende, lichte en ruime ruimte.

Vergeet in ieder geval niet aan het eind van de dag bij het resultaat stil te staan. Dit geeft je namelijk voldoening en nieuwe energie voor de komende werkdagen!

Wat maakt Thema-dagen anders dan clusteren of blokken in je agenda?

Om focus en productiviteit te stimuleren heb je vast ook wel gehoord van je werk clusteren of in blokken verdelen. Dit gaat je absoluut ook helpen. Voor mij brengen Thema-dagen alleen nog meer: meer rust, meer resultaat, meer ruimte voor creativiteit en uiteindelijk meer voldoening.

Een Thema-dag geeft een soort innerlijke permissie om alleen met dat thema bezig te zijn. De rest is er ook nog, maar morgen is er weer eendag. Het geeft de rust dat het ook goed komt met al die andere zaken die ook nog spelen als je op

deze manier werkt. Een thema-dag maakt het mogelijk dat wat je doet dat je dat goed doet en met de creativiteit die het verdient. Dus niet halfbakken, snel tussendoor. Het onderwerp krijgt echte aandacht en je maakt daadwerkelijk belangrijke stappen. Het resultaat is er dus ook naar.

Als je met Thema-dagen werkt, zul je zien dat het je meer focus, rust en voldoening op gaat leveren, voor jouzelf of voor jouw team. En met het gewenste resultaat. Mij heeft het in ieder geval al veel opgeleverd.