Wat maakt een team en bedrijf nu succesvol?

Een interview met Maike van Meulen.

Een paar weken geleden had ik weer een boeiend interview. Dit keer met Maike van Meulen van de Creatie Academy. Zij is ruim twee jaar ondernemer en begeleidt organisaties bij business-, project- en verandervraagstukken. Ik vroeg haar naar wat ze ziet op het gebied van leiderschap, teams en veranderen binnen organisaties. En wat nou belangrijk is om succesvol te zijn.

Wat valt je op aan de aanpak van bedrijven als het gaat om succesvol veranderen?

Je hebt lang een tendens gezien dat vooral naar de tooling-kant werd gekeken. We slaan een boek open of we volgen een cursus. Maar nadat wede tooling hebben doorgenomen en deze implementeren, houdt het op. We kijken niet snel naar onszelf of de ander. Je ziet hier inmiddels wel een positieve tendens in dat ook de menskant, de zachte kant, meer wordt meegenomen. Maar ik denk dat op het gebied van zelfreflectie nog winst te behalen is.

Wat is belangrijk als je succesvol wilt zijn met je team, je bedrijf?

Tijdens mijn studie bedrijfskunde aan de Radboud Universiteit ging het op een gegeven moment over ‘Bonding and Bridging Social Capital’.Dat dit belangrijk is binnen en tussen teams. Het gaat hierbij om de mate van hechte relaties die er zijn binnen en tussen teams en afdelingen. Ik was de eerste onderzoeker in de wereld, wat me echt verbaasde, die keek hoe belangrijk de mate van hechte relaties is om te komen tot je projectsucces in een veranderende omgeving. Dit bleek een hele terechte vraag vanuit het praktijkgerichte onderzoek dat ik deed.

Kenmerken van Bonding and Bridging Social Capital zijn onder andere: interactie, betrokkenheid, communicatie en verbondenheid. Dat zorgt voor een gezond netwerk binnen een team wat lekker op elkaar ingespeeld is. Bonding and Bridging Social Capital is een van de cruciale factoren die ik zie voor het succes van je bedrijf en je team.

Wat maakt volgens jou een sterk team?

• Zorg dat je er de juiste mensen in hebt zitten. Dit vanuit een multidisciplinaire insteek. Kies voor een combinatie van mensen uit verschillende afdelingen. Met een enkele criticaster en uiteraard je ambassadeurs.
• Communicatie is belangrijk: neem het team mee in het proces. Ik zie dit vaak nog mis gaan. Dit betekent dat je niet alleen bij vergaderingen gezellig bij elkaar zit, maar dat je ook tussentijdse updates en de voortgang deelt.
• Zorg ervoor dat mensen zich voldoende betrokken voelen. Ik zie vaak dat mensen zich weinig betrokken voelen. Dat kan aan verschillende dingen liggen, zoals tijdsgebrek, maar ook omdat de leider kan denken: ‘De slagen maak ik wel in vergaderingen en daarbuiten doe ik wat ik moet doen om mijn targets te halen.’
• Zorg voor informele gesprekken. Juist bij de koffieautomaat vinden de mooiste gesprekken plaats. Daar zoek je de informele relaties mee op.
• Vier de successen. Besteed hier tijd aan. En reserveer hier ook een budget voor.
• Praat ook met andere managers. Hoe ga jij met je team om? Deel lessons learned met elkaar. Help elkaar verder.
• Evalueer! Bespreek ook de lessons learned binnen je team. Wat ging er goed, wat minder? Doe dit regelmatig.
• Luister goed als leider. Laat de ander meer aan het woord dan dat jij praat. Luister of je andere geluiden hoort dan als jij aan het woord bent. Veel leiders zitten op de stoel van praten.

Jij komt bij veel organisaties. Wat valt je op qua leiderschap?

Wat me daarbij opvalt is dat zelfreflectie en -bewustzijn vaak nog beter kan. Ik heb nu een traject waarbij ik aan de zijlijn meeloop om te coachen. Daar zie je dat een manager, die altijd hele professionele omgevingen gewend is, zich nu in een minder volwassen omgeving moet handhaven en in de slachtofferrol blijft hangen. Vanuit bewustzijn, zelfreflectie en coaching hierbij kan dit positief worden omgeturnd.

Ik denk dat iedereen van nature goede intenties heeft om mooie dingen met elkaar te doen. Er is wel onderscheid tussen natuurlijk. De ene leider heeft dit meer dan de ander. Maar je moet altijd denken vanuit het positieve dat er in mensen zit. Dus niet te snel aannemen. We zijn geneigd snel aannames te doen. Houd een gezonde afstand op de situatie. Voordat je oordeelt, kijk naar wat er nu echt gebeurt. Daar ruimte en tijd voor pakken om te achterhalen wat er achter zit of er aan de hand is. Daar moet je voor open kunnen staan anders wordt het verdomd lastig om die goede leider te zijn. En dat start bij het leuk vinden van je job. Doen waar je echt blij van wordt.

Wat gebeurt er als je dit goed doet?

Ik geloof, al is je organisatie nog zo groot of klein of nog zo complex, dat je als individu en als leider altijd een stapje voorwaarts kunt maken met andere mensen. Dus om een voorbeeld te geven: een projectmanager had moeite om afdelingen tussen elkaar te laten samenwerken. Het waren de afdeling ICT en de afdeling Facility Management en zij vonden elkaar niet. Ik ben toen naar een communicatieplan gaan kijken. Maar door uiteindelijk gewoon een bitterbal-borrel te organiseren op de vrijdagmiddag, waarbij beide afdelingen ook het podium pakten om te delen wat er op dit moment speelde, konden ze vragen aan elkaar stellen. Er ging een wereld voor ze open. Je zag toen ook de enorme welwillendheid. En ze hadden helemaal geen projectmanager meer nodig. Ze zochten elkaar op. ‘We kunnen dit zelf wel organiseren op de werkvloer!’. Dan krijg je dus die zelfstandigheid in het team om stappen voorwaarts te maken en niet alleen op de korte, maar ook op de lange termijn. Want het project is natuurlijk van tijdelijke aard. Dat houdt op. Maar het werpt dus op de lange termijn zijn vruchten af. Deze kleine winsten, van zo’n borrel, zorgen dus uiteindelijk voor een grote winst.

“Het zit hem juist in kleine krachtige dingen”

 

Je had het eerder over de ‘zachte kant’. Wat is belangrijk om aan de zachte kant goed te doen wat bijdraagt aan succes?

Ik denk dat het belangrijk is dat mensen voelen dat je oprecht verbinding maakt met de ander. Volgens mij moet je dat van nature ook in je hebben. Dit moet je niet geforceerd doen. Als dit krampachtig overkomt, dan voelen mensen dit. Probeer zo authentiek mogelijk te blijven. Dus wat er in je omgeving ook gebeurd aan prikkels, social media kanalen en noem maar op, dat je gefocust blijft en dicht bij jezelf blijft. Ik denk dat dit het pure vormgeeft in de relatie met de ander. Dat daar de mooiste gesprekken en verbindingen uit voortkomen. Ook zoals jij en ik nu een mooi gesprek hebben. Dat zorgt voor die verbinding, voor die betrokkenheid en die gunfactor aan weerszijden. Vanuit die leiderschapskant denk ik dat dit enorm belangrijk is. Dat je mensen echt ziet. Iedereen wil gezien en gehoord worden. Dat is een must.

Wat ik daar altijd bijzonder aan vind: thuis doen we dit wel, maar op het werk gaan we in een andere rol. Zakelijker, afstandelijker. Terwijl het daar net zo belangrijk is.

Ik moet eerlijk zeggen dat ik nu dichterbij mezelf sta dan ooit. Ik ben twee jaar geleden zelfstandig ondernemer geworden. Nu kan het ook. Lang niet altijd wordt er in een organisatie een veilig klimaat geschept. Dan geldt toch iets van ‘Wees jezelf, maar doe wel een beetje normaal’. Je mag jezelf zijn, maar voeg je wel naar wat dit bedrijf allemaal aan het doen is. Dan zie je dat veel mensen op slot gaan, in patronen. Daar komt, denk ik, mede de beweging vandaan dat veel mensen gaan ondernemen, zeker de twintigers en dertigers. Die starten hun eigen bedrijf vanuit hun eigen normen en waarden. Ze zijn puur bezig met wat zij willen creëren. Hoe je dat in bedrijven ook meer ruimte kunt geven? In sommige bedrijven gebeurd dat natuurlijk ook, zoals bijvoorbeeld bij Nike. Zij behandelen medewerkers als gasten in hun eigen bedrijf. Die komen heel erg hun medewerkers tegemoet in alles wat nodig is om goed te functioneren, passend bij de verschillende generaties. En dat heeft niets met ‘verwende millenials’ te maken, maar met inspelen op een doelgroep. Net als dat je inspeelt op jouw type klant. Dat vind ik fantastisch. Dit hoop ik zelf ook te doen met mijn eigen bedrijf als ik groei. Dat ik die veilige en passende omgeving kan bieden aan mijn medewerkers voor het kunnen en mogen zijn van zichzelf.

En wat denk je dat cruciaal is om zo’n veilige omgeving te creëren ?

Ik denk dat het veelal te maken heeft met ego versus kwetsbaarheid. Ik denk dat ego’s veel in de weg staan binnen bedrijven. Als men zich kwetsbaar durft op te stellen, dan komt het ook goed met die veilige omgeving.

We zitten in organisaties vaak vast in patronen. Dat helpt ons natuurlijk ook. Maar we kunnen ze ook lastig doorbreken als we er last van hebben. We zitten er vaak vaster in dan we denken. Hoe ga je hiermee om binnen organisaties?

Dat is wel leuk dat je dat zegt. Want ik richt me op creatief denken en doen als rode draad bij dat wat ik doe. De linker hersenhelft boren we het meeste aan. Daar zit de rationele kant en die is het meest ontwikkeld. De creativiteit zit in de rechterhersenhelft. Maar vanuit de schoolbanken wordt dit vrijwel nooit aangeboord. Je leert wel tekenen en kleurplaten kleuren, maar dan houdt het ook op. Dus dat zit niet verweven in hoe we kijken naar de wereld. Ik denk dat het zo aangeleerd is bij mensen. We zitten in die patronen zonder dat we er erg in hebben. Creatief denken en doen is een van de belangrijkste skills van de 21e eeuw, maar CEO’s weten tegelijkertijd niet hoe ze nieuwe medewerkers kunnen vinden met die skills. Dat is op dit moment een uitdaging.

Waarom is dat creatief denken en doen in deze 21e eeuw zo belangrijk?

Dat wat wij nu met elkaar bespreken is bij wijze van spreken morgen al achterhaald. Toen veel organisaties nog hiërarchischer waren en in kolommen dachten, was het minder erg dat het creatief denken ontbrak. Men denkt soms nog steeds dat dat het geval is. Nu heb je te maken met zoveel veranderingen dat het ook vraagt om je creativiteit in te zetten bij vraagstukken. Om met vernieuwende ideeën te komen, om innovatief te blijven en om onderscheidend te blijven ten opzichte van concurrenten. Dus het vraagt om scherp te blijven, elke dag, met de koers die je vaart als ondernemer. Doe ik nog wel het juiste voor de klant? Zijn ze happy? Waar zit de pijn? Om daar de juiste product of dienst bij te vinden dat vraagt creativiteit. En daar moet je ruimte voor nemen. Je moet het letterlijk op en in je agenda zetten. In alle lagen van de organisatie.

Dus dit is iets wat we continu moeten doen?

Scherp blijven? Ja. Het is in ieder geval mijn eigen stijl dat ik iedere dag bewust ben, reflecteer en kijk naar mijn businessmodel. Dat ik ruimte hierin pak voor het toelaten van mijn creativiteit voor  mijn bedrijf. Zit dit nog goed in elkaar? Zo niet, wat moet ik aanpassen om mijn klant weer goed te bedienen? Ik ben hier altijd bewust mee bezig. Een bedrijfssucces zit bij de klant. Je kunt zelf wel vinden dat je een mooi product of dienst hebt, maar als je klant er niet blij van wordt dan sla je de plank mis. Een van de ingrediënten hier is het creatief denken en doen. Dat moet je echt inzetten. Je kiest hierbij voor het stretchen van jouw creatieve brein met respect voor de rationele maatschappij waarin wij leven.

Hoe ik zelf de ruimte pak om het idee die ik heb om te turnen (creatief denken en doen) naar een goed werkende dienst die past op mijn markt, is door simpele dingen als het maken van een boswandeling in het weekend. Maar creatieve ideeën ontstaan ook spontaan als ik onder de douche sta of in de auto rijd op weg naar bijvoorbeeld een klant. Ook word ik geïnspireerd door wat ik lees of zie via een documentaire op televisie. Deze ideeën schrijf ik allemaal op of noteer deze in mijn Google Keep app. Dan neem ik daarna de tijd om die ideeën weer te trechteren en te clusteren. Dit zie ik als als dagelijks werk en zit in mijn DNA. Dit hoort erbij.

Ik heb mijn businessmodel op 1 A4 staan en dat is mijn koers. Dat is mijn houvast. Maar wel flexibel genoeg om aan te scherpen wanneer dat nodig is.

Heb je nog tips voor ondernemers met een leidinggevende rol hoe ze dit kunnen implementeren met hun team? Hoe kunnen ze zorgen dat ze regelmatig stil staan en tijdig bijsturen?

Ik heb een voorbeeld van een bedrijf waarbij de CEO ervoor zorgt dat niemand tot half 10 ’s ochtends telefoontjes pleegt of vergaderingen heeft. Tot half 10 is het me-time. En dat is het moment dat iedereen mag doen en laten wat hij of zij wil voor de business. Dat bevordert die creativiteit. Dus niet volproppen met afspraken, maar juist ruimte creëren in je agenda. Blokkeer dus tijden in je agenda waarop je dat toelaat. Zet ondertussen ook je telefoon op vliegtuigstand.

Wat is wat jouw betreft belangrijk voor sterk leiderschap?

Toen ikzelf als projectmanager begon, dacht ik dat ik stoer moest zijn. Dus ik vertelde totaal niet over mijn privé-leven. Ik liep juist stoer te doen over de kennis die ik had. Maar ze willen juist zien wie Maike van Meulen is. Als ik nu naar klanten toe ga, krijg ik regelmatig de vraag: ‘Vind je het leuk als ik naar jouw kantoor toekom?’. Zodat ze ook de ‘kleur’ van Maike van Meulen kunnen zien. De boeken die ik heb staan, een beetje sfeer proeven. Een stuk kwetsbaarheid laten zien, is belangrijk. Dat wat je van jezelf laat zien. En dat je dat ook gewoon in je leiderschap laat zien.

Want wat heeft dat jou opgeleverd, dat je dit meer doet?

Dat ik daardoor in een flow zit waar je U tegen zegt. Ik hoorde van coaches om mee heen: ‘Wees gewoon jezelf, Maike, dan is alles al goed’. Maar ik dacht: ‘Natuurlijk niet. Ik moet certificeringen hebben en opleidingen. Ik moet bijblijven.’ Maar ik merk dat ik word gewaardeerd, ook met mijn bedrijf, voor het zijn van mezelf. Dus het brengt alles. Volgens mij trek je dan ook het maximale aan van mensen en bedrijven die dichtbij je staan. En daar kunnen alleen maar mooie dingen uit voortkomen.

‘If it comes from your soul’, zoals Oprah Winfrey zei, dan kan het alleen maar een succes worden. Dat vond ik mooi gezegd. Zo voelt het ook voor mij. Ik vind de reis nu al prachtig, terwijl ik nog 35 jaar mag werken.

Wat is een les die je geleerd hebt die je andere ondernemers nog wilt meegeven?

Volg je intuïtie! Vertrouw op je mensenkennis zou ik dan zeggen. En durf te vertrouwen op je kennis en kunde. Ik heb zelf moeten leren om op mijn onderbuik te vertrouwen.

Het allerbelangrijkste vind ik dat je bij je eigen normen en waarden blijft. Als je binnen een organisatie taal hoort zoals ‘het uitroosteren van mensen’ als ze mensen willen laten gaan en dit staat niet voor jou als mens dat je zo omgaat met personeel bijvoorbeeld, dan moet je achter je eigen filosofie staan van je bedrijf. Ga staan voor het voorbeeld wat je hier in af wilt geven. Daar kun je nooit iets verkeerds mee doen.

Maike van Meulen is bedrijfskundige en helpt al 15 jaar organisaties bij business-, project- en verandervraagstukken. In deze jaren heeft ze bewust in de keuken gekeken bij zowel profit als non-profit bedrijven en was ze nieuwsgierig of er verschillen waren in aanpak om tot een gewenste verandering te komen. Dit vindt Maike boeiende materie. De trend die ze ziet, is dat steeds meer organisaties zich er bewust van zijn dat zowel de harde (tooling) als de zachte (mensen) kant belangrijk is om succesvol te zijn. Sinds 2 jaar heeft Maike haar eigen bedrijf, de Creatie Academy. Ze is spreker, trainer en consultant. Er is een eigen show in de maak waarmee ze het theater in wil en wellicht is ze binnenkort te vinden op de Nederlandse televisie. www.creatieacademy.nl