Feedback, zo geef je het wel op een goede manier

Feedback geven vinden we vaak nog niet zo makkelijk. Het is best spannend en vaak doen we maar wat waardoor het niet aankomt. Sterker nog als je de plank misslaat krijg je allerlei emoties en gedoe waar je niet op zit te wachten. Dan maar niets zeggen? Beter van niet want daardoor kunnen je medewerkers niet groeien. Dus maak feedback normaal in je bedrijf en lees in deze blog hoe je het het beste wel aanpakt.

Feedback geven, en ook krijgen, vinden we vaak lastig. Maar als je geen feedback geeft, hoe kunnen medewerkers zich dan ontwikkelen? Hoe moeten ze weten waar je andere verwachtingen van hebt en wat er beter kan? Dan moet je ze het natuurlijk wel teruggeven.

Je kan in je organisatie dus niet zonder feedback. Medewerkers kunnen niet ruiken waar ze kunnen verbeteren. Er zijn er misschien enkele die een goede zelfreflectie hebben en dit regelmatig toepassen, maar het merendeel zal je moeten helpen. Geef dus terug wat je ziet en help een ander daarmee. En uiteindelijk ook je bedrijf.

Feedback geven doen we te weinig

Feedback geven en krijgen, waarom doen we dat eigenlijk niet? Want als je bedrijf erbij gebaat is en de medewerker ook, dan lijkt dat toch een duidelijke zaak? Maar we vinden het vaak veel te spannend. We vinden het niet meer ‘normaal’. We doen het te weinig en daardoor gaat het het stroef en loopt de spanningsfactor nog verder op. En we zijn bang voor reacties. En eerlijk, dat is ook niet geheel onrealistisch, omdat vaak genoeg op een slechte manier feedback wordt gegeven.

We zijn niet geoefend of hebben het niet geleerd

We zijn er niet geoefend in, omdat we het te weinig doen of hebben nooit geleerd hoe het moet. Dus als het dan eenmaal zover is, gaat het bot, te direct of verwijtend. Uiteindelijk schiet niemand daar wat mee op. Het doet de relatie geen goed en je voelt je er vervelend door. Logisch dus dat we er vaak voor kiezen om dingen maar voor ons te houden en de weg van de minste weerstand te kiezen.

Hoe lukt het je wel?

Aan de ene kant is het dus een kwestie van vaker doen. Hier heb ik in een andere blog ook al over geschreven: maak het weer normaal in je bedrijf. Lees hier de hele blog: Blog Feedback geven (en krijgen) is normaal en helemaal niet erg. Als je het namelijk ‘gewoon’ maakt dan is het stukken minder spannend en gaat het feedback geven en ontvangen jullie allemaal in je onderneming een stuk makkelijker af.

En daarnaast is het ook handig om te weten hoe je het het beste aanpakt en hier steeds beter in te worden. Ook hier weer: hoe vaker je het doet, hoe meer het iets van jou wordt en het meer en meer vanzelf gaat. Dus hierbij de handvatten en heb je geen excuus meer om het niet te doen ;-).

1 Formuleer de feedback altijd vanuit jezelf

Waar het vaak mis gaat is dat feedback wordt gegeven en er wordt begonnen met: jij doet altijd…, jij zegt altijd… waardoor… of jij bent een…. want…. Bijvoorbeeld: Jij bent altijd te laat…. Als ik zoiets tegen jou zou zeggen, dan zit je gelijk in de weerstand. Je luistert al niet meer wat erna komt. Het wordt alleen maar verdedigen waarschijnlijk gepaard met wat emotie.

Dit is niet wat je wil. Dus hou het bij jezelf. Dit kan bijvoorbeeld zo: Ik zag je vandaag pas weer om vijf over negen aansluiten bij de dagstart….

2 Hou het concreet en bij 1 of 2 voorbeelden

Begin niet in vage taal, maar hou het concreet. Pak een duidelijk incident, gedrag of situatie. Haal er niet van alles bij of geef niet gelijk 5 dingen tegelijk terug. Pak dat ene en geef daar concreet feedback op.

3 Geef het zo snel mogelijk 

Wacht niet tot een volgende bila of gesprek dat je met elkaar gepland hebt, want dan weet iemand niet meer waar het over gaat. Geef feedback altijd gelijk na iets wat je gezien of gehoord hebt. Dan is het vers en komt het echt binnen en kan iemand ook zo snel mogelijk starten met verbeteren.

4 Gebruik deze stappen

• Geef je voorbeeld/incident/gedrag terug vanuit jouzelf
• Omschrijf de consequentie
• Vraag of de ander het herkent (en geef tijd om de ander te laten reageren)
• Vraag wat zou je de volgende keer beter kunnen doen?
• En geef evt nog een tip of suggestie

Bijvoorbeeld:

Ik zag je vandaag weer om vijf over negen aansluiten bij de dagstart. Hierdoor mis je de helft van de informatie en weet je niet waar we staan met onze projecten. De consequentie is dat er dingen mislopen zoals dat Jan niet door kan omdat hij jouw input niet op tijd ontvangen heeft. Herken je dat? Wat kan je doen om dit wel goed te laten lopen? (en geef evt nog een tip).

5 Ontvang de feedback met open armen

Niet alleen feedback geven is een kunst, ook het ontvangen is niet altijd even makkelijk. Vat het niet persoonlijk op maar zie het als een leerproces. Ontvang het met open armen, nieuwsgierigheid en luister alleen. Ben je het er helemaal niet mee eens? Leg het dan uit. Maar probeer er lerend in te zitten. Help ook je medewerkers hiermee om dit op deze manier te kunnen doen.

Nog iets meer uitleg en de diepte in? Wil je dat dat feedback geven je makkelijk afgaat? Download hier hier dan gratis mijn korte trainingsvideo 'Feedback geven, hoe doe je dit effectief en relaxt?''.