Disfunctioneren, hoe pak je dat aan?

03 december 2019

Disfunctioneren van iemand in je team kan nou eenmaal voorkomen. Maar als je dit aan de hand hebt, hoe kan je het dan het beste aanpakken? Want je wil natuurlijk dat het goed wordt opgelost. In deze blog geef ik je 5 stappen die je kunt nemen bij disfunctioneren.

Disfunctioneren van iemand in je team dat kan nou eenmaal gebeuren. Je hebt het liever niet natuurlijk, maar als je merkt dat iemand niet (meer) geschikt is voor zijn functie zal je toch actie moeten ondernemen. Doe je namelijk niks, dan wordt het steeds lastiger om tot een oplossing te komen. En je bedrijf om iemand heen bouwen is geen goed idee.

Frustraties en problemen

Als een medewerker niet voldoende in staat is om zijn of haar werk uit te voeren, dan geeft dat frustraties en problemen. Er worden fouten gemaakt die soms erg nadelige gevolgen hebben, andere teamleden moeten steeds gaten dicht lopen, jij bent gefrustreerd dat je iemand niet volledig het vertrouwen kunt geven en steeds moet controleren en de medewerker in kwestie is ook niet happy, want die heeft heel goed in de gaten dat het eigenlijk anders moet maar om een of andere reden niet lukt. Ook dat doet iets met iemands eigenwaarde, zelfvertrouwen en werkplezier. Het wordt er dus niet beter op en aan alle kanten heeft iedereen er last van.

Wacht niet af

Tijd voor actie dus als iemand niet kan voldoen aan de eisen van zijn rol of functie. Wat de oorzaak ook is, je kunt het niet negeren. Het gaat namelijk niet weg en lost ook niet vanzelf op. Welke stappen kun je nemen om het op te lossen?

5 stappen

Er zijn een aantal stappen die je kunt, of zelfs moet, nemen om disfunctioneren aan te pakken en op te lossen. Het liefst wil je dit natuurlijk in goede harmonie doen, dus laat dit ook altijd je intentie zijn.

Stap 1 Geef het vroegtijdig aan

Geef vroegtijdig aan bij de medewerker dat je vindt dat hij of zijn niet functioneert. Wacht hier niet maanden mee want dan worden problemen alleen maar groter, maar ook heeft iemand in die tijd niet de mogelijkheid om zich te verbeteren.

Stap 2 Geef de kans om te verbeteren

Geef iemand de mogelijkheid om zich te verbeteren. Geef iemand daar tijd en ruimte voor. Ben ook duidelijk in wat je verwacht en binnen welke tijd je dat wilt zien. Als je een rol of functieomschrijving hebt kan dit je helpen om het concreet te maken.

Stap 3 Maak een plan van aanpak

Maak samen met de medewerker een plan van aanpak. Hierin leg je vast wat je hebt geconstateerd, wat je verwachtingen wel zijn en wat je concreet wel wilt zien binnen welke tijd. Je maakt ook afspraken over evaluatiemomenten en over verslaglegging. Het is de bedoeling dat de medewerker zijn verantwoordelijkheid neemt om ander gedrag en andere resultaten te laten zien. Natuurlijk kan jij of wellicht een collega hem of haar daar nog bij helpen. Maak ook afspraken over hulp of eventuele opleidingsmogelijkheden.

Stap 4 Ben duidelijk

Ben altijd duidelijk in wat je ziet en wat je verwacht. Als je het niet concreet maakt en in vaagheden praat om de boel een beetje te verzachten worden dingen alleen maar verwarrend en weet een medewerker niet waar hij aan toe is en hoe hij moet verbeteren. Jij denkt dan dat je ‘het gezegd hebt’, maar de ander blijft in verwarring achter. Ben dus altijd zo duidelijk en concreet mogelijk en maak goede, heldere afspraken met elkaar. Ook over de consequenties als je geen of te weinig verbetering ziet.

Stap 5 Zorg voor dossieropbouw

Je gaat natuurlijk voor verbetering en dat een medewerker weer volledig mee kan draaien. Maar wat als dat nu niet lukt? Of je kan het op een gegeven moment niet meer met elkaar vinden? Zorg altijd voor voldoende dossieropbouw. Mocht je dan afscheid moeten nemen op een minder leuke manier of ooit bij de kantonrechter terecht komen, dan heb je je zaakjes goed op orde. Zorg dus voor dossieropbouw en verslaglegging vanaf het begin, zodat je kan laten zien dat je hebt voldaan aan je inspanningsverplichting en mogelijkheden hebt geboden. Wil je meer weten over dossieropbouw? Kijk dan ook even naar deze blog van Suzanne Meijers (arbeidsrechtadvocaat).

Voorkomen dat je team een energievreter is en wil je er juist uithalen wat er in zit? Download dan hier mijn gratis ebook ‘Van Stress naar Succes’. Met een korte scan (=leuk) en 15 waardevolle tips!